Archivage sécurisé et structuré des documents
Résumé
La fonctionnalité d’archivage permet de stocker, sécuriser et retrouver facilement les documents importants à long terme. Grâce à des règles d’archivage personnalisables, vous garantissez la conformité légale, réduisez les risques de perte de données et libérez de l’espace dans votre gestion quotidienne.
Fonctionnalités clés
- ➤Archivage automatique selon des critères (date, type, statut)
- ➤Conservation longue durée avec intégrité des fichiers assurée
- ➤Accès restreint via des droits utilisateurs et rôles
- ➤Journalisation complète de toutes les actions sur les documents archivés
- ➤Recherche rapide dans les archives par métadonnées ou contenu
- ➤Suppression automatique après la durée de conservation légale
Mode d’emploi
- Les documents validés ou finalisés sont transférés automatiquement dans la zone d’archivage
- Chaque document reçoit un horodatage et une signature numérique si nécessaire
- Les accès sont strictement contrôlés selon les profils utilisateurs
- Une interface dédiée permet de retrouver, extraire ou supprimer les documents archivés selon les règles établies
Bénéfices pour l’utilisateur
- Sécurisation des données sensibles ou réglementées
- Conformité légale avec les normes d’archivage en vigueur
- Réduction de l’encombrement documentaire actif
- Accès rapide aux anciens documents en cas de besoin
